Gültig ab: 29.09.2026
LÖSCH- UND AUFBEWAHRUNGSORDNUNG
des Kleingärtnervereins Am Ostbach e. V.
Präambel
Der Kleingärtnerverein Am Ostbach e. V. verarbeitet personenbezogene und vereinsbezogene Daten zur Erfüllung seiner satzungsmäßigen Aufgaben. Zur Gewährleistung einer rechtmäßigen, nachvollziehbaren und einheitlichen Datenverwaltung erlässt das Leitungsteam diese Lösch- und Aufbewahrungsordnung.
Diese Ordnung konkretisiert die Anforderungen der Datenschutzordnung, der Kommunikations- und Digitalordnung sowie weiterer vereinsinterner Regelwerke.
Kapitel I – Allgemeine Bestimmungen
§ 1 Zweck der Ordnung
(1) Diese Ordnung regelt die Speicherung, Aufbewahrung, Archivierung, Sperrung, Anonymisierung und Löschung personenbezogener sowie vereinsbezogener Daten des Vereins.
(2) Ziel dieser Ordnung ist insbesondere:
- die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften,
- die Umsetzung des Grundsatzes der Speicherbegrenzung,
- die Wahrung berechtigter Vereinsinteressen,
- die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten,
- die Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Vereinsverwaltung.
(3) Die Ordnung gilt für sämtliche Datenbestände des Vereins unabhängig von ihrer Speicherform.
§ 1a Begriffsbestimmungen
(1) Verantwortlicher im datenschutzrechtlichen Sinne ist der Kleingärtnerverein Am Ostbach e. V..
(2) Datenschutzverantwortliche Person ist die vom Verein benannte Person zur organisatorischen Begleitung datenschutzbezogener Prozesse.
(3) Archivierung bezeichnet die zweckgebundene und zugriffsbeschränkte Aufbewahrung von Daten nach Wegfall ihrer aktiven Nutzung.
(4) Löschung bezeichnet die dauerhafte und irreversible Entfernung personenbezogener Daten.
(5) Sperrung bezeichnet die Einschränkung des Zugriffs auf Daten, solange eine Löschung rechtlich oder organisatorisch nicht zulässig ist.
(6) Anonymisierung bezeichnet die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass eine Identifizierung betroffener Personen nicht oder nicht mehr möglich ist.
(7) Weitere Begriffe richten sich nach den jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften.
§ 2 Grundsätze der Speicherung, Aufbewahrung, Archivierung und Löschung
(1) Der Verein verarbeitet personenbezogene und vereinsbezogene Daten ausschließlich zur Erfüllung seiner gesetzlichen, satzungsmäßigen und organisatorischen Aufgaben.
(2) Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit hierfür eine Rechtsgrundlage, eine wirksame Einwilligung oder ein sonstiger datenschutzrechtlicher Erlaubnistatbestand besteht.
(3) Personenbezogene Daten dürfen nur in dem Umfang verarbeitet werden, der für den jeweiligen Zweck erforderlich und angemessen ist.
(4) Vereinsbezogene Daten sind grundsätzlich in den vom Verein bereitgestellten Systemen zu speichern.
(5) Die dauerhafte Speicherung vereinsbezogener Daten auf privaten Speichersystemen ist unzulässig, soweit keine ausdrückliche Freigabe vorliegt.
(6) Datenbestände sind mindestens einer der folgenden Kategorien zuzuordnen:
- aktive Verwaltungsdaten,
- Archivdaten,
- gesperrte Daten,
- zur Löschung vorgesehene Daten.
(7) Beschlüsse, Protokolle, Satzungen, Vereinsordnungen und vergleichbare Organisationsunterlagen dürfen dauerhaft archiviert werden.
(8) Zugriffe auf personenbezogene Daten sind auf berechtigte Personen zu beschränken.
(9) Anonymisierung oder Pseudonymisierung sind einer fortdauernden personenbezogenen Speicherung vorzuziehen, soweit der Zweck hierdurch erreicht werden kann.
(10) Archivierungs-, Sperrungs-, Anonymisierungs- und Löschentscheidungen sind nachvollziehbar zu dokumentieren.
(11) Der Verein trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.
(12) Bei Einführung neuer Systeme sind die Grundsätze datenschutzfreundlicher Voreinstellungen zu berücksichtigen.
(13) Die Rechte betroffener Personen bleiben unberührt.
(14) Die Erforderlichkeit gespeicherter Daten ist regelmäßig zu überprüfen.
(15) Der Verein dokumentiert die Erfüllung seiner datenschutzrechtlichen Rechenschaftspflichten.
Kapitel II – Aufbewahrung und Speicherbegrenzung
§ 3 Mitgliederdaten
(1) Mitgliederdaten werden für die Dauer der Mitgliedschaft verarbeitet.
(2) Nach Beendigung der Mitgliedschaft sind personenbezogene Daten zu löschen, sobald ihre Speicherung für Vereinszwecke nicht mehr erforderlich ist.
(3) Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten, offene Forderungen, anhängige Verfahren oder berechtigte Interessen zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen bestehen, dürfen die hierfür erforderlichen Daten für die Dauer des jeweiligen Speicherungsgrundes, höchstens jedoch zehn Jahre nach Beendigung der Mitgliedschaft gespeichert werden.
(4) Die weitere Speicherung ist auf die hierfür erforderlichen Daten zu beschränken.
(5) Die Erforderlichkeit der Speicherung ist mindestens einmal jährlich zu überprüfen.
§ 4 Bewerber- und Wartelistendaten
(1) Bewerberdaten werden für die Dauer des jeweiligen Vergabeverfahrens gespeichert.
(2) Erfolgt keine Vergabe, werden die Daten spätestens zwei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht.
(3) Wartelistendaten werden bis zum Widerruf der Bewerbung oder bis zum Wegfall des Bewerbungsinteresses gespeichert.
(4) Wartelisten sind mindestens einmal jährlich zu überprüfen.
(5) Wartelisten und Bewerberdaten sind mindestens einmal jährlich sowie zusätzlich vor jeder beabsichtigten Vergabe einer Parzelle auf Aktualität, Vollständigkeit und Fortbestand des Bewerbungsinteresses zu überprüfen.
(6) Ergibt die Überprüfung, dass der Verarbeitungszweck entfallen ist oder kein fortbestehendes Bewerbungsinteresse mehr besteht, sind die personenbezogenen Daten zu löschen oder zu anonymisieren, soweit keine gesetzliche Verpflichtung oder ein berechtigtes Interesse des Vereins eine weitere Verarbeitung rechtfertigt.
(7) Die Durchführung der Überprüfung sowie die hieraus resultierenden Entscheidungen sind nachvollziehbar zu dokumentieren.
§ 5 Daten von Funktionsträgern
(1) Daten von Funktionsträgern werden während ihrer Amts- oder Aufgabenwahrnehmung verarbeitet.
(2) Nach Beendigung der Tätigkeit werden die für Nachweis- und Dokumentationszwecke erforderlichen Unterlagen bis zu zehn Jahre aufbewahrt.
(3) Historisch bedeutsame Unterlagen können dauerhaft archiviert werden.
§ 6 Beschlüsse und Sitzungsunterlagen
(1) Beschlüsse, Protokolle, Wahlniederschriften und Organisationsunterlagen werden dauerhaft archiviert.
(2) Die dauerhafte Archivierung kann personenbezogene Angaben umfassen, soweit diese für rechtliche, organisatorische oder historische Nachweise erforderlich bleiben.
(3) Die dauerhafte Archivierung erfolgt unter Beachtung der Grundsätze der Erforderlichkeit und Nachweisführung.
§ 7 Finanz- und Buchhaltungsunterlagen
(1) Finanz- und Buchhaltungsunterlagen werden zehn Jahre aufbewahrt.
(2) Hierzu gehören insbesondere:
- Rechnungen,
- Zahlungsnachweise,
- Kassenberichte,
- Jahresabschlüsse,
- Buchungsunterlagen.
§ 8 Vertragsunterlagen
(1) Vertragsunterlagen werden während der Vertragslaufzeit gespeichert.
(2) Nach Vertragsende erfolgt eine Aufbewahrung von zehn Jahren, soweit keine längeren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
§ 9 Beschwerden und Konfliktverfahren
(1) Unterlagen aus Beschwerde- und Konfliktverfahren werden sechs Jahre nach Abschluss des jeweiligen Verfahrens aufbewahrt.
(2) Laufende Verfahren hemmen die Löschung entsprechender Daten.
Kapitel III – Datenschutz und Nachweisführung
§ 10 Datenschutzvorfälle
(1) Datenschutzvorfälle sind unverzüglich zu dokumentieren.
(2) Es ist ein Datenschutzvorfallsregister zu führen.
(3) Die Dokumentation wird sechs Jahre aufbewahrt.
(4) Das Register ist gegen unbefugte Zugriffe zu schützen.
(5) Entscheidungen über eine mögliche Meldepflicht sind nachvollziehbar zu dokumentieren.
§ 11 Berechtigungs-, Prüf- und Sicherheitsprotokolle
(1) Auditberichte, Rechteprüfungen und Sicherheitsprotokolle werden sechs Jahre aufbewahrt.
(2) Sie dienen insbesondere dem Nachweis einer ordnungsgemäßen Vereinsorganisation und der Erfüllung datenschutzrechtlicher Rechenschaftspflichten.
§ 12 Gastkonten
(1) Gastkonten dürfen nur für dokumentierte Zwecke eingerichtet werden.
(2) Die Einrichtung bedarf der Freigabe durch eine Fachverantwortliche Funktion oder ein Mitglied des Leitungsteams.
(3) Gastkonten sind mindestens einmal jährlich zu überprüfen.
(4) Inaktive Gastkonten sind spätestens nach 180 Tagen zu löschen, sofern keine rechtliche oder organisatorische Notwendigkeit zur weiteren Speicherung besteht.
§ 13 Benutzerkonten ausgeschiedener Funktionsträger
(1) Benutzerkonten sind innerhalb von 24 Stunden nach Bekanntwerden des Ausscheidens zu sperren.
(2) Vor einer Löschung sind vereinsrelevante Daten zu sichern.
(3) Die Datenübernahme erfolgt innerhalb von 30 Tagen.
(4) Die Löschung erfolgt grundsätzlich innerhalb von 90 Tagen.
(5) Die Löschung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Benutzerkonten ausgeschiedener Funktionsträger erfolgt, sobald die weitere Speicherung für die Zwecke der Vereinsverwaltung nicht mehr erforderlich ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen Rechtsgrundlagen entgegenstehen.
(6) Soweit eine weitere Speicherung
a) zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten,
b) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen,
c) zur Sicherung erforderlicher Nachweise oder
d) zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins
erforderlich ist, sind die Daten auf das notwendige Maß zu beschränken und gegen unbefugte Zugriffe zu schützen. Der Grund der weiteren Speicherung ist zu dokumentieren.
§ 14 Löschdokumentation
(1) Löschungen sind nachvollziehbar zu dokumentieren.
(2) Löschprotokolle werden sechs Jahre aufbewahrt.
§ 15 Ausnahmen von Löschungen
(1) Eine Löschung erfolgt nicht, soweit
- gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen,
- Verfahren anhängig sind,
- offene Forderungen bestehen,
- berechtigte Interessen des Vereins eine weitere Speicherung erfordern.
§ 15a Betroffenenrechte
(1) Die Rechte betroffener Personen richten sich nach den jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften.
(2) Anträge auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit oder Widerspruch sind unverzüglich zu bearbeiten und innerhalb der gesetzlichen Fristen zu bescheiden.
(3) Die Bearbeitung sowie die Entscheidung über entsprechende Anträge sind nachvollziehbar zu dokumentieren.
§ 15b Auftragsverarbeitung und externe Dienstleister
(1) Externe Dienstleister dürfen nur eingesetzt werden, wenn die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
(2) Erforderliche Verträge zur Auftragsverarbeitung sind abzuschließen.
(3) Eingesetzte Auftragsverarbeiter sind zu dokumentieren.
§ 15c Zuständigkeiten
(1) Fachverantwortliche Funktionen überwachen die Einhaltung der in ihrem Zuständigkeitsbereich geltenden Aufbewahrungs- und Löschregelungen.
(2) Die technische Umsetzung erfolgt durch die zuständigen Administratoren oder Systemverantwortlichen.
(3) Die Datenschutzverantwortliche Person überwacht die Einhaltung dieser Ordnung.
(4) Zugriffsrechte werden auf Grundlage des Berechtigungskonzepts vergeben.
(5) Die Datenschutzverantwortliche Person überwacht insbesondere die Einhaltung der Vorgaben zu Aufbewahrung, Archivierung, Sperrung, Anonymisierung und Löschung personenbezogener Daten.
§ 15d Speicherbegrenzung und Erforderlichkeitsgrundsatz
(1) Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie dies zur Erfüllung des jeweiligen Verarbeitungszwecks erforderlich ist.
(2) Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks ist zu prüfen, ob
a) gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen,
b) die Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist,
c) sonstige rechtliche Verpflichtungen oder berechtigte Interessen einer Löschung entgegenstehen.
(3) Liegen die Voraussetzungen des Absatzes 2 nicht vor, sind die Daten zu löschen oder zu anonymisieren.
(4) Die Entscheidung über die weitere Speicherung, Löschung oder Anonymisierung ist zu dokumentieren.
Kapitel IV – Kontrolle und Schlussbestimmungen
§ 16 Regelmäßige Überprüfung
(1) Diese Ordnung wird mindestens einmal jährlich überprüft.
(2) Gegenstand der Überprüfung sind insbesondere:
- Aufbewahrungspflichten,
- Löschprozesse,
- Archivierungsverfahren,
- Datenschutzvorfälle,
- Berechtigungskonzepte.
(3) Gegenstand der Überprüfung ist insbesondere die Feststellung, ob die weitere Speicherung personenbezogener Daten für die jeweils zugrunde liegenden Verarbeitungszwecke weiterhin erforderlich ist.
(4) Die Ergebnisse der Überprüfung sind zu dokumentieren. Die Dokumentation umfasst mindestens:
a) Datum der Überprüfung,
b) überprüfte Datenkategorien oder Verarbeitungstätigkeiten,
c) Ergebnis der Erforderlichkeitsprüfung,
d) festgestellte Abweichungen,
e) festgelegte Maßnahmen,
f) verantwortliche Funktion.
(5) Werden im Rahmen der Überprüfung Mängel festgestellt, sind diese zu bewerten, zu dokumentieren und nach den vereinsinternen Regelungen nachzuverfolgen.
(6) Die Dokumentation der Überprüfung ist in dem hierfür vorgesehenen Lösch- und Überprüfungsregister zu erfassen.
§ 17 Inkrafttreten und Rangfolge
(1) Diese Ordnung tritt mit Beschluss des Leitungsteams in Kraft.
(2) Sie ergänzt die Datenschutzordnung, die Kommunikations- und Digitalordnung sowie den Geschäftsverteilungsplan.
(3) Bei Widersprüchen hinsichtlich Aufbewahrung, Archivierung, Sperrung, Anonymisierung oder Löschung personenbezogener Daten gehen die Bestimmungen dieser Ordnung als speziellere Regelung vor, soweit personenbezogene Daten betroffen sind und gesetzliche Vorschriften nichts Abweichendes bestimmen.
(4) Gesetzliche Vorschriften und die Satzung gehen dieser Ordnung vor.
§ 17a Übergangsregelung
(1) Bestehende Datenbestände sind innerhalb von zwölf Monaten nach Inkrafttreten an die Vorgaben dieser Ordnung anzupassen.
(2) Entscheidungen über Altbestände sind zu dokumentieren.